Flow efficiency: Kako ubrzati rad i smanjiti čekanje?

Šta je Flow Efficiency? 🤔

Recimo da počneš raditi neki zadatak i da ti je trebalo 3 dana da ga završiš. Siguran sam da se nećeš hvaliti okolo kako ti je trebalo 72 sata da završiš taj konkretan zadatak. Jeste, činjenica je da je prošlo toliko vremena od početka do kraja zadatka, ali koliko je vremena zapravo otišlo na sami zadatak? E upravo o tome pričamo u ovom članku – flow efficiency, odnosno procenat aktivnog rada u vršenju nekog zadatka.

Flow efficiency se računa pomoću ove formule:

Flow Efficiency (%) = (vrijeme aktivnog rada / ukupno vrijeme isporuke) x 100

Ako formule nisu nešto što voliš da analiziraš, jednostavnim jezikom se može ovako objasniti. Ako zadatak traje 10 dana, ali od toga se aktivno radilo samo 2 dana, flow efficiency iznosi 20%. To znači da je 80% vremena utrošeno na čekanje. Siguran sam da se može naći opravdanje za ovih 80% ako se dovoljno potrudimo (ko će gledati instagram reelse umjesto nas?).

Zašto je flow efficiency važan? 💡

Flow efficiency je jedno od najmoćnijih mjerila za poboljšanje efikasnosti procesa neke poslovne aktivnosti. Omogućava timovima da brzo prepoznaju faze u kojima dolazi do zastoja i gubitka vremena. Ako se uspije naći način za povećanjem procenta aktivnog rada, timovi mogu ubrzati proces vršenja zadataka, bez potrebe za proširenjem tima.

Šta uzrokuje zastoj u radu? ⏸️

• Zavisnost od drugih timova ili odobrenja,
• Promjena prioriteta tokom rada,
• Previše zadataka u isto vreme (multitasking usporava!),
• Nedovoljno resursa ili alata.

Kako poboljšati flow efficiency? 🛠️

• Smanjiti paralelne zadatke – Fokusiranje se na manje zadataka istovremeno kako bi se smanjila gužva.
• Vizualizacija – Korištenje tabela za praćenje zadataka kako bi se jasno uočilo gdje dolazi do zastoja.
• Automatizacija procesa – Automatizacija testiranja i odobrenja može ubrzati tok rada.
• Bolja komunikacija – Ako često čekaš na odgovore, poboljšanje komunikacije može ubrzati procese.

Naredni put kada uočiš da se odužilo vršenje nekog zadatka, zapitaj se – da li je problem u načinu rada ili u onih 80% kada se na zadatku uopšte nije ni radilo? 🤔

Izvori:

• Flow Efficiency – Flow Metrics – Plandek
• Flow Efficiency: A great metric you probably aren’t using | Kanban University